ビジネスシーンや日常の中で、電話対応は避けて通れない業務のひとつです。とくに伝言を預かる際には、正確なメモを取ることが求められます。
しかし「話が速すぎて聞き取れなかった」「あとから内容を忘れてしまった」など、苦い経験を持つ方も多いのではないでしょうか。
この記事では、電話メモを正確かつ効率よく取るための具体的なコツを、準備から聞き取り方、共有方法まで丁寧に解説していきます。
電話メモの基本、何を書けばいい?
電話メモにおいては、「誰が」「何を」「いつまでに」という要素が明確になっていることがとても大切です。
電話の相手が誰なのか、どのような用件でかけてきたのか、いつまでにどのような対応をすべきなのかがはっきりしていなければ、受け取る側にとって非常に分かりづらく、伝言ミスや業務の遅れにつながりかねません。
以下のような情報は、最低限記録しておくべき項目です。
- 日時(受電時間)
- 相手の会社名、部署名、氏名
- 用件(伝えたい内容や依頼の詳細)
- 折り返しが必要かどうか、または不要か
- 連絡先(電話番号、内線、メールアドレスなど)
- 電話を受けた人の名前(自分の名前)
これらの情報が網羅されていれば、伝言を受け取った担当者がスムーズに対応できますし、あとから確認したいときにも役立ちます。
特に「いつまでに対応する必要があるのか」といった期限や、「この用件に対してどう対応する必要があるのか」という要否は、業務の優先順位を判断する上で非常に重要な指標になります。
記載漏れがないよう、あらかじめチェック項目として習慣化しておくと、抜けのないメモが取れるようになります。
電話メモを取る前準備と環境づくりのコツ
メモを取る前から、実は成功は始まっています。効率的に対応するために、以下のような環境を整えておくことが大切です。
準備を怠ると、いざというときに慌ててしまい、正確なメモが取れなかったり、大切な情報を聞き逃したりする原因になります。
- 電話機は利き手と反対側に置く(右利きなら電話は左)。これにより、片手で受話器を持ちながらもう一方の手でスムーズにメモが取れます。
- ペンとメモ帳は常に手元に準備しておく。予備のペンや替えのメモ用紙も、引き出しに常備しておくと安心です。
- 頻繁にかかってくる相手先情報をリスト化しておく。会社名や代表者名、よくある用件を一覧にしておくと、対応時間が短縮され、聞き取りも正確になります。
- メモ用テンプレートを用意しておき、項目ごとに記入できるようにする。たとえば「日付」「時間」「氏名」「会社名」「用件」「折り返し要否」「連絡先」などの欄があるフォーマットを作成しておくと、項目を見ながら記入できて漏れが防げます。
テンプレートがあれば、電話がかかってきた瞬間から何を書くかが明確になり、焦らずに済みます。
また、リスト化しておくことで、会社名や部署名をいちいち確認しなくても済むようになり、対応の正確性とスピードが格段に向上します。
これらの準備を整えておくことで、電話メモの質が大きく変わります。
聞き取りながらの即時メモ技!効率アップの7つのテクニック
電話中にすばやく、しかも正確にメモを取るには、いくつかのテクニックを組み合わせて活用することが重要です。
以下の方法を実践することで、情報の取りこぼしを防ぎながら、効率的に対応できるようになります。
- 情報の骨格を押さえる:「誰が」「何を」「どこに」「いつまでに」という要素を意識して聞き取ることで、必要な情報を漏れなく整理できます。
- 話の先を予測し、空欄を先に作る(例:日時→空欄→内容→空欄)。会話の流れを読んで、あらかじめ書く場所を決めておくと、メモの効率が格段に上がります。
- 略語や記号を使ってメモを簡略化する(例:「折」→折り返し、「至」→至急、「再」→再送)。書くスピードが追いつかないときに非常に役立ちます。
- 聞き取ったことをそのまま書くより要約する。話の要点だけを抜き出して書くことで、メモの量を減らしつつ正確さを保てます。
- 重要な情報は繰り返し確認(復唱)する。相手の名前や連絡先、日時などは「〇〇様ですね?」「〇月〇日までですね?」と声に出して確認するのが確実です。
- 聞き逃しがあったら正直に「もう一度お願いします」と伝える。聞こえなかったまま放置するより、丁寧に確認した方が結果的に信頼感を得られます。
- メモの構成をあらかじめ決めておく(テンプレ化)。項目ごとの枠を設けておくと、どこに何を書くか迷わずに済みますし、情報の整理もしやすくなります。
これらのコツを組み合わせることで、短時間でも精度の高いメモが残せるようになります。
特に、略語やテンプレート、復唱といった方法は、慣れることで作業スピードと正確さの両立が可能になります。
まずは1つずつ取り入れて、習慣化することが成功の鍵です。
メモが追いつかないときの対処法
電話中、話が速すぎたり、複雑な内容が続くとメモが間に合わないこともあります。
特に初対面の相手や専門的な話が含まれる場合は、内容を整理しながらメモを取るのが難しくなります。
そんなときには、以下の方法で乗り切りましょう。
- 「少々お待ちいただけますか」と時間を確保し、重要部分を復唱して確認する余裕を作る
- 聞き取れなかった内容は「確認のためもう一度お願いします」と素直に伝え、再確認する姿勢を大切にする
- 話を聞きながら、自分用にキーワードや箇条書きでメモしておき、通話終了後に内容を整理・補足する
- 必要に応じて録音機能を利用する(事前に相手の許可を得ることが前提)。録音した内容を後から文字起こしすれば、正確性を高められます
- 会話の流れを記憶に残すために、重要なフレーズや数字は繰り返し声に出して確認する
また、通話終了後すぐにメモを見直して、不足部分や不明点を補足する習慣をつけると、記憶が新しいうちに情報を定着させられます。
慌てず、丁寧に対応することが、結果的に相手との信頼関係を築く近道になります。
メモを整理・共有する方法と注意点
メモを取ったあとは、それをわかりやすくまとめて関係者に共有する工程が大切です。せっかく丁寧に取ったメモも、伝える相手にとってわかりづらければ意味がありません。
内容の明確さや伝達の方法次第で、業務のスムーズさや信頼性に大きな影響を与えます。
- 箇条書きにして見やすく整理し、読み手がすぐに内容を把握できるようにする
- 主語と目的語を明確にして曖昧さをなくす。例:「佐藤さんが発注を依頼」など、誰が何をしたいのかを明瞭に記載
- デジタルツール(チャットツールや社内システム)を活用して記録・共有し、関係者がいつでも確認できるようにする。Slackやメール、共有ドライブの活用が効果的
- メモ用紙は必要に応じてスキャンして保存したり、ファイル化するなどして後で見返せるようにする。また、不要なメモは破棄し、情報漏洩防止のためにシュレッダーなどを使用
- メモの内容があいまいな場合は、関係者に確認を取ってから共有するようにし、誤情報の拡散を防ぐ
情報を共有する際は、内容が正確であるかどうかを再確認することが大切です。
読み手の立場になって「このメモで十分に伝わるか?」を意識し、簡潔かつ明瞭な表現を心がけましょう。
電話メモ取り方コツのポイント総まとめ
電話メモを正確に取るには、「準備」「聞き取り」「整理」の3ステップを意識することが大切です。
テンプレートや略語を活用し、情報の要点を押さえてメモを残せば、伝言ミスや対応漏れも大幅に減らすことができます。
慌てず丁寧に、相手の話をしっかり聞いて、信頼される電話対応を目指しましょう。
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