ビジネスメールを書いていると、「ついでに別の用件も伝えたい」と思う場面はよくあります。しかし、メールの途中で別件を切り出すのは失礼ではないのか、どう書けば自然なのかと迷う人も多いでしょう。
結論から言うと、メールで別件を伝えること自体は問題ありません。
ただし、切り出し方や書き方を間違えると、読みづらいメールになったり、相手に失礼な印象を与えたりする可能性があります。
この記事では、メールで別件を伝える正しい切り出し方やビジネスマナー、すぐ使える例文をわかりやすく解説します。
さらに、別メールにすべき判断基準や失礼にならないコツも紹介するので、ビジネスメールで迷わなくなるはずです。
メールで別件を伝える切り出し方
ビジネスメールでは、1通のメールの中で複数の話題を扱うことがあります。その際に大切なのが、いきなり別の話題に移らず「一言クッション」を入れることです。
クッションとなる言葉を入れることで、相手は「ここから話題が変わる」と理解でき、メール全体が読みやすくなります。逆に何の前置きもなく別の用件を書いてしまうと、唐突な印象を与えたり、重要な情報が埋もれたりする可能性があります。
まずは、メールで別件を伝えるときの基本的な考え方を押さえておきましょう。
メールで別件を入れても失礼ではないのか
結論として、メールに別件を書くこと自体は失礼ではありません。
実際のビジネスシーンでも、関連する内容や軽い確認事項であれば、1通のメールにまとめることはよくあります。
ただし、以下のような場合は注意が必要です。
| ケース | おすすめ対応 |
|---|---|
| 内容が重要・緊急 | 別メールで送る |
| 全く別のテーマ | 別メールにする |
| 軽い確認や補足 | 同じメールでもOK |
たとえば、打ち合わせの日程確認メールの最後に「資料の提出期限についても確認させてください」と添える程度であれば問題ありません。
しかし、まったく別の案件や重要な依頼を同じメールに入れると、相手が見落とす可能性があります。
そのため、別件を書くときは「読み手が理解しやすいか」を基準に考えると判断しやすくなります。
メールは相手が短時間で内容を理解できる形にすることが大切だと考えておくとよいでしょう。
別件を切り出すときの基本ルール
メールで別件を伝えるときには、いくつかの基本ルールがあります。
これを守るだけでも、読みやすさが大きく変わります。
主なポイントは次の3つです。
① 話題の区切りをはっきりさせる
別件を書くときは、必ず改行や段落を変えましょう。文章を続けてしまうと、どこから話題が変わったのか分かりにくくなります。
② クッション言葉を入れる
以下のような一言を入れるだけで、自然に話題を変えられます。
- 恐れ入りますが、別件で失礼いたします。
- もう一点、ご連絡させてください。
- なお、別件になりますが
- 併せて確認させていただきます。
③ 内容は簡潔にまとめる
別件はあくまで補足的な内容として書くのが基本です。長く書きすぎると、メールの目的が分かりにくくなってしまいます。
このように、「区切る・前置きを入れる・簡潔に書く」という3つのポイントを意識するだけで、メールは格段に読みやすくなります。
自然に別件へ移るためのクッションフレーズ
別件を切り出すときに便利なのが、クッションフレーズです。これは話題の切り替えをやわらかく伝える言葉のことです。
ビジネスメールでよく使われるフレーズをいくつか紹介します。
丁寧な表現
- 恐れ入りますが、別件で失礼いたします。
- なお、別件ではございますが
- 大変恐縮ですが、もう一点ご連絡いたします。
ややカジュアル（社内向け）
- もう一点、確認させてください。
- 併せてご連絡いたします。
- ちなみに別件ですが
社外の取引先には、「恐れ入りますが」「恐縮ですが」などの丁寧な表現を使うと安心です。一方で、社内メールでは少しシンプルな表現でも問題ありません。
このようなフレーズを使うだけで、メールの印象は大きく変わります。読み手が自然に話題の切り替えを理解できるような言葉を選ぶと、コミュニケーションもスムーズになりそうですね。
メールで別件を書く3つの方法
ビジネスメールで別件を伝える場合、書き方はいくつかあります。状況や内容によって使い分けることで、相手にとって読みやすいメールになります。
特に覚えておきたい方法は次の3つです。
- クッション言葉を使う
- 段落を分けて話題を切り替える
- 追伸（P.S.）として書く
それぞれの方法を知っておくと、状況に応じて自然に別件を伝えられるようになります。
方法①「恐れ入りますが、別件で失礼します」などの一言を入れる
もっとも一般的なのが、クッションフレーズを使って別件を切り出す方法です。
ビジネスメールではこの方法が最も無難で、社外でも安心して使えます。
例えば次のような書き方です。
恐れ入りますが、別件で失礼いたします。
来週の会議資料について一点確認させてください。
このように一言入れるだけで、相手は「ここから話題が変わる」と理解できます。特に社外の相手や上司に送る場合は、こうした前置きを入れることで丁寧な印象になります。
また、少しやわらかい表現としては次のようなものもよく使われます。
- なお、別件ではございますが
- もう一点、確認させてください
- 併せてご連絡いたします
重要なのは、唐突に話題を変えないことです。
一言添えるだけでもメールの印象は大きく変わるので、迷ったときはクッションフレーズを入れておくと安心です。
相手が読みやすい流れを意識しておくと、メールのやり取りもスムーズになりやすいですね。
方法②段落を変えて話題を切り替える
もう一つの方法は、段落を変えて話題を切り替える方法です。これは比較的シンプルですが、読みやすいメールを書くうえでとても重要です。
例えば次のような書き方です。
会議日程の件、承知いたしました。
当日はよろしくお願いいたします。
なお、別件となりますが、
来月のプロジェクト資料についてご相談があります。
このように、
- 改行する
- 段落を分ける
- クッション言葉を入れる
という3つを組み合わせると、話題の切り替えがとても分かりやすくなります。
逆に、改行せずに文章を続けてしまうと、メールが読みづらくなる原因になります。
読みやすいメールの基本
- 1つの話題ごとに段落を分ける
- 改行を入れて視認性を高める
- 要件はできるだけ簡潔に書く
こうした基本を意識するだけでも、相手にとって理解しやすいメールになります。
メールは文章の内容だけでなく、見た目の読みやすさも大切だと考えておくとよいでしょう。
方法③追伸（P.S.）として書く
別件の内容が軽い補足であれば、追伸（P.S.）として書く方法もあります。
追伸は、本文とは別に追加の情報を伝えるときに使われる表現です。
例えば次のような形です。
P.S.
来週の会議ですが、もし可能でしたら資料を事前に共有いただけますと助かります。
追伸は比較的カジュアルな印象があるため、次のようなケースで使うと自然です。
| 向いているケース | 内容例 |
|---|---|
| 軽い補足 | 参考資料の共有 |
| 追加のお願い | 可能なら確認してほしい |
| 社内メール | カジュアルな連絡 |
一方で、重要な依頼や正式な連絡を追伸で書くのはあまり適切ではありません。大切な内容は本文に書くほうが、相手に確実に伝わります。
追伸はあくまで「補足情報」として使うと、メール全体の流れも自然になります。
ちょっとした追加の連絡であれば、追伸を使うと読みやすくまとめやすそうですね。
メールで別件を書くときの例文【そのまま使えるテンプレ】
メールで別件を伝えるとき、「どんな言葉で書けばいいのか分からない」と悩む人は少なくありません。
特にビジネスメールでは、失礼な印象を与えないように言葉選びにも気を配る必要があります。
そこでここでは、実際のビジネスシーンでそのまま使える例文テンプレートを紹介します。
社内メール・社外メール・上司へのメールといったケース別に紹介するので、状況に合わせて使いやすい表現を選んでみてください。
例文をいくつか覚えておくと、メールを書くときに迷うことが少なくなります。
社内メールで別件を伝える例文
社内メールの場合は、社外メールほどかしこまる必要はありませんが、話題の切り替えが分かるようにすることが大切です。
たとえば次のような書き方です。
お疲れさまです。
先ほどの打ち合わせについて、資料を共有いたします。
（資料URLなど）
なお、別件になりますが、来週の会議日程について確認させてください。
現時点では水曜日の午後を予定しておりますが、ご都合はいかがでしょうか。
また、少し簡潔な書き方としては次のような例もあります。
お疲れさまです。
先日の案件について、進捗を共有いたします。
（本文）
もう一点、別件で確認させてください。
来月のプロジェクト資料はいつ頃提出予定でしょうか。
社内メールでは、「なお」「もう一点」「併せて」などの言葉を使うと自然に話題を切り替えられます。
取引先・社外メールでの例文
社外の相手にメールを送る場合は、より丁寧な表現を使うことが基本です。特に別件を伝える場合は、クッション言葉を入れると印象がよくなります。
例文はこちらです。
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
先日ご相談させていただいた件について、資料を添付いたしました。
お手数ですが、ご確認いただけますと幸いです。
恐れ入りますが、別件で失礼いたします。
来週の打ち合わせの日程について、改めてご相談させてください。
現在、○月○日の午後を候補としておりますが、ご都合はいかがでしょうか。
また、次のような書き方もよく使われます。
- なお、別件ではございますが
- 併せて一点ご相談がございます
- 大変恐縮ですが、もう一点ご連絡いたします
社外メールでは、相手への配慮を感じさせる表現を選ぶことが大切です。
上司へ送るメールでの丁寧な書き方
上司に送るメールでは、要件を分かりやすく簡潔にまとめることが重要です。長いメールは読む側の負担になるため、別件はコンパクトに書くとよいでしょう。
例文はこちらです。
お疲れさまです。
○○プロジェクトの進捗についてご報告いたします。
（進捗内容）
恐れ入りますが、別件で一点確認させてください。
来週予定している打ち合わせ資料ですが、事前に共有した方がよろしいでしょうか。
また、軽い確認であれば次のような書き方も自然です。
お疲れさまです。
先ほどの件、承知いたしました。
なお、別件になりますが、
来月の会議資料について提出期限を確認させていただけますでしょうか。
上司へのメールでは、結論が分かりやすい文章にすることがポイントです。質問がある場合は、最後に明確に書いておくと返信もしやすくなります。
このようなテンプレートを覚えておくと、状況に応じてスムーズにメールを書きやすくなりそうですね。
メールで別件を書くべきか迷ったときの判断基準
メールを書いていると、「この内容は同じメールに入れていいのか、それとも別メールにするべきなのか」と迷うことがあります。
別件の扱い方を間違えると、相手が内容を見落としたり、メールが読みづらくなったりする原因になります。
そこで大切なのが、内容の重要度や関連性を基準に判断することです。ここでは、メールを分けるべきかどうかを判断するための考え方を紹介します。
この基準を知っておくと、メールを書くときに迷いにくくなります。
内容が重要な場合は別メールが基本
まず覚えておきたいのは、重要な内容は基本的に別メールで送るほうがよいということです。
例えば次のようなケースです。
- 契約に関する重要な連絡
- 大きな依頼や正式な相談
- 締め切りやスケジュールに関わる重要事項
こうした内容を別件として同じメールに書いてしまうと、相手が見落としてしまう可能性があります。特に、長いメールの最後に重要な連絡を書いてしまうと、気づかれないことも少なくありません。
また、重要な連絡を別メールで送るメリットとして、件名で内容がすぐに分かるという点があります。メールを検索するときにも見つけやすくなるため、ビジネス上のやり取りでは効率的です。
重要度が高い内容ほど、メールを分けたほうが確実に伝わると考えておくと判断しやすくなります。
軽い連絡なら同じメールでも問題ない
一方で、軽い確認や補足の内容であれば同じメールにまとめても問題ありません。むしろ、細かい連絡をすべて別メールにすると、メールの数が増えすぎてしまいます。
例えば次のような内容です。
- 簡単な確認事項
- 軽い補足説明
- 小さな依頼
- 日程の調整
このような内容は、メールの最後に別件として書いても自然です。
例：
恐れ入りますが、別件で一点確認させてください。
来週の会議資料は事前共有の予定でしょうか。
ただし、別件が増えすぎるとメールが長くなってしまいます。1通のメールに詰め込みすぎないことも大切です。
読み手の立場で考えて、「分かりやすいかどうか」を基準にすると、適切な判断がしやすくなります。
件名を変えるべきケース
別件を同じメールに書くか迷ったときは、件名との関係を見るのも一つの判断方法です。
メールの件名は、基本的にそのメールの主な内容を示しています。そのため、件名と関係のない内容を多く書いてしまうと、相手が混乱する可能性があります。
例えば次のようなケースです。
| 件名 | 内容 |
|---|---|
| 打ち合わせ日程の確認 | 日程調整 |
| 見積書の送付 | 見積内容 |
| プロジェクト資料共有 | 資料確認 |
もしメールの内容が件名と大きく違う場合は、別メールにして新しい件名をつけたほうが分かりやすいことが多いです。
特にビジネスメールでは、後から検索することも多いため、件名と内容が一致していることはとても重要です。
メールを書くときは、「この内容は件名に合っているか？」と考えると判断しやすくなりそうですね。
メールで別件を書くときの注意点【失礼にならないために】
メールで別件を伝えること自体は問題ありませんが、書き方によっては相手に読みにくい印象を与えたり、重要な内容が伝わりにくくなったりすることがあります。
特にビジネスメールでは、相手が短時間で内容を理解できるように配慮することが大切です。
ここでは、メールで別件を書くときに気をつけたいポイントを紹介します。ちょっとした工夫を意識するだけで、メールの印象は大きく変わります。
話題が多すぎるメールは読みにくい
1通のメールに多くの話題を詰め込みすぎると、何が重要なのか分かりにくくなることがあります。読み手は忙しいことが多いため、長すぎるメールは内容を把握するのに時間がかかってしまいます。
例えば次のようなメールは読みにくくなりがちです。
- 打ち合わせの日程
- 資料の確認
- 別プロジェクトの相談
- 次回会議の議題
このように話題が多い場合は、内容ごとにメールを分けたほうが分かりやすいことがあります。
メールを書くときは、次のような考え方を意識すると整理しやすくなります。
- 1メール1テーマを基本にする
- 補足程度なら別件として書く
- 重要な内容は別メールにする
相手が短時間で理解できるメールを目指すことが大切です。
重要事項を埋もれさせない
別件を書くときに注意したいのが、重要な情報がメールの中で埋もれてしまうことです。
例えば、メールの最後に重要な連絡を書いてしまうと、相手が気づかない可能性があります。特に長いメールでは、最後まで読まれないこともあります。
そのため、重要な内容を書く場合は次の点を意識するとよいでしょう。
- 重要な内容はメールの前半に書く
- 強調したい内容は段落を分ける
- 必要なら箇条書きを使う
例：
恐れ入りますが、別件で一点ご相談があります。
・来週の打ち合わせ時間について
現在、14時開始を予定しておりますが、ご都合はいかがでしょうか。
このように整理して書くと、相手も内容を理解しやすくなります。
メールでは「何を一番伝えたいのか」を意識して書くと、重要な情報が埋もれにくくなります。
相手の立場によって書き方を変える
メールの書き方は、相手との関係によって少し変えることが大切です。同じ内容でも、社内・上司・取引先では適した表現が変わります。
例えば次のような違いがあります。
| 相手 | 別件の切り出し方 |
|---|---|
| 社内 | もう一点、確認させてください |
| 上司 | 恐れ入りますが、別件で一点確認させてください |
| 取引先 | 恐れ入りますが、別件で失礼いたします |
社外の相手には、クッション言葉を使って丁寧な表現にすると安心です。一方で、社内メールでは少し簡潔な表現でも問題ないことが多いでしょう。
相手の立場に合わせて表現を調整することで、メールの印象もより良くなります。
ビジネスメールでは内容だけでなく、相手への配慮が伝わる書き方を意識しておくと安心ですね。
メールを読みやすくする書き方のコツ
メールで別件を伝えるときは、内容だけでなく読みやすさもとても重要です。
どんなに丁寧な文章でも、構成が分かりにくいと相手は内容を理解しづらくなってしまいます。
特にビジネスメールでは、相手が短時間で要点を把握できることが大切です。ここでは、メールを読みやすくするための基本的な書き方のコツを紹介します。
少し意識するだけでも、メールの印象は大きく変わります。
段落と改行で話題を整理する
読みやすいメールを書くうえで、まず意識したいのが段落と改行です。文章を詰め込んでしまうと、メール全体が見づらくなってしまいます。
特に別件を書くときは、必ず段落を分けるようにしましょう。
例えば次のように書くと、話題の切り替えが分かりやすくなります。
会議日程の件、承知いたしました。
当日はよろしくお願いいたします。
恐れ入りますが、別件で一点確認させてください。
来週の打ち合わせ資料についてご相談があります。
このように改行を入れることで、読み手は自然に内容を理解できます。
読みやすいメールのポイントとしては、次のような点が挙げられます。
- 1つの話題ごとに段落を分ける
- 長い文章は途中で改行する
- 話題が変わるときは空行を入れる
文章の内容だけでなく、見た目の整理もメールの分かりやすさにつながります。
箇条書きを使って内容を分かりやすくする
メールの中で複数の内容を伝える場合は、箇条書きを使うと理解しやすくなります。文章だけで説明すると、読み手が情報を整理しにくくなることがあります。
例えば次のように書くと分かりやすくなります。
恐れ入りますが、別件で確認させてください。
以下の点についてご確認いただけますでしょうか。
・資料の提出期限
・打ち合わせの日程
・参加メンバー
箇条書きを使うメリットは次のとおりです。
- 内容が一目で分かる
- 重要な情報を見つけやすい
- メール全体が整理される
特に確認事項や依頼事項が複数ある場合は、箇条書きを使うと相手も返信しやすくなります。
文章だけに頼らず、見やすく整理する工夫を取り入れることが大切です。
結論を先に書くと伝わりやすい
ビジネスメールでは、結論を先に書くことも大切なポイントです。最初に要点を伝えることで、相手はメールの目的をすぐ理解できます。
例えば次のような書き方です。
恐れ入りますが、別件で一点ご相談があります。
来週の会議日程について、日程変更のご相談です。
現在予定している○月○日ですが、
○月○日に変更することは可能でしょうか。
このように最初に要点を示すことで、読み手は内容を把握しやすくなります。
結論を先に書くメールは、次のようなメリットがあります。
- 要件がすぐに分かる
- 相手が返信しやすい
- メールが簡潔になる
ビジネスメールでは「読みやすさ＝相手への配慮」とも言えます。相手の時間を大切にする意識を持って書くと、より伝わりやすいメールになります。
こうした基本を少し意識するだけでも、メールのやり取りがスムーズになりそうですね。
まとめ
メールで別件を伝えることは、ビジネスシーンでもよくあることです。重要なのは、相手が読みやすく理解しやすい形で書くことです。
別件を書くときは、次のポイントを意識するとスムーズに伝えられます。
- クッションフレーズを使って話題を切り替える
- 段落や改行で内容を整理する
- 重要な内容は別メールにする
- 相手の立場に合わせて表現を変える
こうした基本を押さえておけば、メールで別件を伝えるときにも迷いにくくなります。
