この記事では、ビジネスでの連絡や友人への気軽なやりとりなど、いろんなシーンを想定して、相手に配慮した聞き方や使える文例を紹介しています。
「ちょっと言い方に迷ったな…」というときに、気軽に読み返せるようなガイドになればうれしいです。
都合のいい日を聞くメールとは？
目的に応じて伝え方が変わる
メールの目的が「会議日程の打診」なのか「久しぶりの友人との食事」なのかで、適切なトーンは大きく変わります。ビジネスでは 候補日を端的に提示 しレスポンスの手間を減らすのがマナー。
一方プライベートでは、相手のスケジュールを尊重しつつも カジュアルな言い回し で親しみを示すと良好な関係を保てます。
「都合のいい日」とは具体的に何を指すか
「都合のいい日」とは「参加できる日」のみならず、時間帯・場所・オンラインか対面か などの条件が問題なく合う日を指します。
あいまいな表現ではなく、必要であれば「午前中」「17 時以降」など具体的に書き添えることで、相手の負担を軽減できます。
ビジネスシーンでの聞き方のポイント
- 複数候補日を提示する – 最低 2〜3 日は挙げておくと、相手は返信しやすくなります。
- 返信期限を明記する – 「◯月◯日までにご返信いただけますと幸いです」と添えると調整がスムーズ。
- 相手の業務を配慮した時間帯を選ぶ – 早朝・深夜、月末など繁忙期は避けるのが鉄則。
- 件名は用件を一目で把握できるように – 例：
【日程調整のお願い】◯◯打ち合わせ。
ビジネスで使える例文集
打ち合わせの日程を確認する場合
件名：【日程調整のお願い】◯◯打ち合わせ
◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様
いつもお世話になっております。◯◯株式会社の△△です。
先日ご相談いたしました◯◯案件につきまして、打ち合わせの機会を頂戴したく存じます。
以下の日時の中で、ご都合の良い日程をお知らせいただけますでしょうか。
・7 月 3 日（水）10:00〜12:00
・7 月 4 日（木）14:00〜16:00
・7 月 5 日（金）13:00〜15:00
ご多忙のところ恐れ入りますが、7 月 1 日（月）までにご返信いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
――――――――――――
△△ △△ / ◯◯株式会社
メール：xxx@example.com
TEL：03-1234-5678
――――――――――――
会議日程を再調整する場合（相手の候補待ち）
件名：◯◯会議 日程再調整のお願い
◯◯様
お世話になっております。△△です。
先日ご提案いただきました◯月◯日の会議ですが、社内都合により再調整が必要となりました。
お手数をおかけして恐縮ですが、以下日程でご都合がよろしい日をお知らせいただけますと助かります。
・7 月 10 日（水）午後
・7 月 11 日（木）午前
・7 月 12 日（金）終日可
ご確認のほどお願い申し上げます。
取引先への訪問アポイントを取る場合
件名：【訪問日程のご相談】◯◯案件
◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様
平素より大変お世話になっております。△△でございます。
◯◯案件の進捗報告に伴い、貴社へご訪問の機会を頂ければと存じます。
差し支えなければ、下記候補日の中からご都合の良い日時をお知らせいただけませんでしょうか。
・7 月 18 日（木）10:00〜
・7 月 18 日（木）15:00〜
・7 月 19 日（金）11:00〜
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
友人や知人に送るカジュアルな聞き方
プライベートの場合は、フレンドリーなトーン を保ちつつも相手の事情に配慮することが大切です。
スタンプ感覚で送る短文よりも「楽しみ」「会いたい」などポジティブな気持ちを添えると、返信率が上がります。
親しみやすさと気遣いのバランス
- クッション言葉 を軽く入れる：「急でごめんね」「無理のない範囲で」
- 候補日を 2〜3 日提示：相手が選びやすい
- 一言フォロー：家族や仕事の状況を気遣う文を入れると優しさが伝わる
友人・知人に使える例文集
食事や遊びの約束をする場合
久しぶり！元気にしてる？
今度ゆっくりご飯でもどうかなと思って連絡してみたよ😊
私は 7/6（土）か 7/7（日）の夜なら空いているんだけど、◯◯ちゃんの都合のいい日あるかな？
無理しないで、都合のいい日があれば教えてね〜！
イベントに誘う場合
◯◯のライブ、チケットが当たったんだけど一緒に行かない？
7/20（土）の昼公演なんだけど、もし予定空いてたらぜひ！
難しければ遠慮なく言ってね👌
相手の立場別「都合の聞き方」の注意点
| 相手 | ポイント | NG例 |
|---|---|---|
| 上司・年長者 | 敬語・丁寧表現を徹底。候補日を複数提示し「お忙しいところ恐縮ですが」と添える | いきなり「いつ空いてますか？」 |
| 部下・後輩 | 指示にならないよう配慮しつつ、期限や目的を明確に | 候補日を示さず「空いてる日教えて」 |
| 初対面・取引先 | ビジネスメールの型に沿い、署名や件名を明確に | カジュアルすぎる絵文字や略語 |
返信が来ないときの対処法
再送するときの注意点
- 前回メールの引用を付ける
- 「お忙しいところ恐れ入りますが」と 相手の状況を慮る
- 催促ではなく 確認 のニュアンスを強調
再送メール例
件名：【再送】◯◯打ち合わせ 日程のご相談
◯◯様
お世話になっております。△△です。
先週お送りした下記メールにつきまして、ご確認いただけましたでしょうか。
ご多忙のところ恐縮ですが、ご都合の良い日程をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
----- ここから前回メール -----
（前回メール本文）
催促にならない柔らかい聞き方
- 「ご都合いかがでしょうか」
- 「お手すきの際にご確認いただければ幸いです」
NG例｜避けたい表現と理由
「いつでも大丈夫です」
一見柔軟な印象を与える言い方ですが、実際には相手にすべての選択を委ねてしまい、かえって負担になります。「日時を決める責任を丸投げされた」と感じさせてしまう恐れがあります。
「空いてますか？」
シンプルすぎるため、相手にとっては回答がしづらくなります。具体的な目的や希望日時が含まれていないため、相手が「何のために？」「いつを想定してる？」と考える手間が増えてしまいます。
「今週中でお願い」
相手のスケジュールを無視したような印象を与えるだけでなく、強引な印象すら与えかねません。ビジネスメールでは丁寧さや配慮が重要なため、曖昧な表現や押しつけがましい言い方は避けましょう。
こうした表現は、受け取る相手の立場や都合を十分に考慮していない印象を与え、やりとりのスムーズさを損ないます。
結果として返信が遅れたり、最悪の場合は返信が来ない可能性もあります。
大切なのは、相手が選びやすく、返信しやすい形をあらかじめ整えておくこと。
たとえば、候補日を複数提示する・目的を明確に記載する・返信期限を添えるといった配慮が、双方にとって気持ちの良いやりとりにつながります。
まとめ
相手の時間を尊重し、選択肢を提示し、返信しやすい文面を心がける――。たったそれだけでメールの印象は大きく変わります。
ビジネスでは 候補日＋返信期限、友人相手には カジュアルさ＋気遣い を意識すれば、やり取りはぐっとスムーズに。この記事を参考に、ぜひあなたのシーンに合わせてカスタマイズしてみてください。
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