ビジネスマナーとして、今やメールは必要不可欠なスキルとなっています。そのビジネスメールでは、相手に失礼にならないようにしなければなりません。
文章はもちろん、送るタイミングや件名にも気を配る必要が出てきます。
ここでは、ビジネスメールの中でも多くを占める、お礼に対する返信について紹介いたします。
さらに、ビジネスメールでよくある「返信不要」と書かれたメール、件名に付いている「Re:」に関してのマナーもまとめていますので参考にして下さい。
お礼メールに対して返信メール時の文例
ビジネスでやり取りをしていると、お礼メールを頂くことも少なくはありません。
お礼メールを頂いて、それに対して返信するときの文例をご紹介します。
件名：Re:▲▲のお礼メール
株式会社〇〇〇〇〇〇 〇〇 様
お世話になっております。
昨日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました。
併せて、この度はご丁寧にメールをお送りいただきまして誠に恐縮で御座います。
今後とも宜しくお願い申し上げます。
なお、こちらのメールへの返信はお気遣いございませんようお願い申し上げます。
署名
お礼メールの返信はどこまですればいいの？
相手からお礼のメールが届いたときは、返信のメールは必要なのでしょうか？また、どこまでメールを続けるのがベストなのか？迷うことは少なくありません。
基本的には「自分」→「相手」→「自分」という流れでメールを終わらせるのがマナーとなっています。
現在のビジネスでは時間を無駄にしないために、お礼のメールの返信は新しい用件がない限りそこで終わらせても良いという意見が多くなってきています。
しかし、お礼メールには相手の感謝の気持ちが込められています。
返信することがマナー違反になる訳ではありませんし、返信することが常識だと考えている人もいます。
またメールの内容や相手との関係性から、返信が必要だと判断したなら素早く対応しましょう。
お礼メールの返信は、メールを受け取ってからなるべく早く返信するようにしましょう。可能であれば、当日中に対応するのが基本です。
内容としては、メールを確認した旨と簡単な挨拶だけ送ることになります。
その際、件名に「Re:」がついた状態にして送るのがマナーです。
これがつくことによって、相手は自分が送ったメールへの返信だと認識することが出来ます。
ただし、取引をする予定のない営業の方などに返信してしまうと、相手に過度な期待を与えてしまう恐れもあります。
返信する際は、相手との関係性や今後の付き合い方も考慮に入れる必要があります。
メールに返信不要とある場合は返信しない？
メールの中で「返信不要」というフレーズがあったときは「とくに要件がなければ返事は必要ありません」という意味です。
返信不要と書かれているメールは「返信しなくてもいいメール」ですが、返信をしても失礼にはなりません。
相手が社外や上司なら、確認しましたと伝えるために簡単に返信しておくのがマナーといえます。
では返信不要と書かれているメールに返信する際の文例をご紹介します。
Re:Re:Re:打ち合わせの日程について
株式会社〇〇〇〇
営業部 部長 〇〇 〇〇 様
打ち合わせ日程の件、承知いたしました。
お忙しいところ、ご連絡いただき
ありがとうございます。
署名
メールの件名にreが増えるけど消す？そのまま？
返信を繰り返していると「Re:Re:Re:Re:Re:打ち合わせの日程について」というように「Re:」の数が増えてしまいます。
「Re:」が増え続けると、何の要件なのかわかりにづらくなってしまいます。
ビジネスメールのやり取りが続いて「Re:」が増えた場合は、何回目の返信なのかわかるように数字で表記します。
例）「Re:（5）打ち合わせの日程について」
こうすることで、何回目の返信なのかわかりますし、要件も見えやすくなりメールを見失うこともなくなります。
まとめ
ビジネスメールでは、「自分」→「相手」→「自分」という流れでメールを終わらせるのがマナーとなっています。
お礼のメールや「返信不要」と書かれたメールに対しての返信は不要か必要かというと、時間を無駄にしないために最近のビジネスでは不要と判断することが増えているようです。
しかし、相手との関係性やメールの内容によっては返信が必要なこともあります。
また、お礼のメールや返信不要と書かれたメールに返信することはマナー違反になるわけではありません。
お礼メールはどこまで続けるのかという疑問は、業務に関わることで、何かしら確認する必要があるなら返信をすることです。
とくに用件がない場合や、相手が社外や上司なら、確認しましたと伝えるために簡単に返信しておくのがマナーといえます。
その際の件名は「Re:」がついた状態にして送るのがマナーです。これがつくことによって、相手は自分が送ったメールへの返信だと認識することが出来ます。
「Re:」が3つ以上増えた場合は、件名の内容がわかりづらくなります。
ですので「（例）Re:（5）打ち合わせの日程について」というように、何回目の返信なのかわかるように数字で表記します。
お礼メールへの返信についてまとめてみましたが、こちらからお礼メールを送ることもあります。
その際に、コピペで使える例文を以下のページにまとめています。
→ビジネスメールのマナー恥ずかしくないお礼の文章や書き方とは
→お土産のお礼メールの文例！社内社外ビジネスに役立つお礼状マナー
コメント